¿QUÉ ES UN GESTOR DE REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS?

Un gestor de referencias bibliográficas o citas es una herramienta que permite crear y organizar las referencias bibliográficas obtenidas de distintas fuentes. Facilitan la tarea de crear, mantener, organizar y dar forma a las referencias bibliográficas de acuerdo con diferentes estilos de citación y incorporan algunas utilidades que permiten compartirlas con otros usuarios o exportarlas para crear automáticamente una bibliografía. Existen varios gestores de referencias: Zotero, Refworks, Mendeley, EndNote

 

¿QUÉ ES MENDELEY?

Mendeley es un gestor de referencias bibliográficas que combina una versión web con una versión local para el escritorio. Además incorpora funcionalidades de la red 2.0 que permiten organizar el trabajo de los investigadores, colaborar con otros usuarios en línea, navegar por los contenidos subidos por otros usuarios y conocer los últimos documentos publicados sobre un área de interés concreta.

 

ACCESO A MENDELEY. CREACIÓN DE UNA CUENTA Y DESCARGA DE MENDELEY

Para poder usar Mendeley es necesario acceder a su página web http://www.mendeley.com y crear una cuenta desde la opción Create a free account. Es imprescindible utilizar la dirección de correo institucional, es decir, la que contiene el dominio @htsi.url.edu

Mendeley permite configurar la cuenta añadiendo otros detalles profesionales, académicos, etc. al perfil. Estos datos se pueden cumplimentar más tarde, dado que es posible acceder al propio perfil en cualquier momento desde el apartado Settings.

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El siguiente paso es descargar la aplicación local de Mendeley Desktop en el escritorio, que permite trabajar sin necesidad de utilizar el navegador, incluso sin conexión a Internet. Tras su descarga se instala automáticamente el icono de Mendeley en el escritorio, y se abre directamente la aplicación, a la que se accede con el mismo password utilizado en el registro inicial.

A partir de entonces se puede decidir entrar a la propia cuenta desde http://www.mendeley.com o por medio de la versión local de Mendeley (el acceso desde el icono del escritorio). Mendeley 2

Mendeley permite instalar la versión local (Mendeley Desktop) en todos aquellos dispositivos que se utilicen normalmente (tabletas, laptops, móviles, etc.) dado que desde todos se puede gestionar la misma documentación.

Descarga desde iTunes

Descarga desde Google Play

La primera vez que se accede desde la versión local instalada en el ordenador ordenador aparece la ventana que permite agregar referencias directamente.

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Se puede añadir un archivo en PDF que se tenga almacenado en algún dispositivo sin necesidad de preocuparse del nombre que tenga dicho archivo. Mendeley reconoce los metadatos dentro del archivo e importa la referencia completa.

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Seleccionando la opción Next, Mendeley muestra automáticamente una serie de referencias que se pueden llegar a reconocer como de autoría propia, dado que el nombre de su autor tiene similitudes con el nombre utilizado en el perfil propio. En ese caso existe la posibilidad de reconocer esos artículos como propios (es decir, es un artículo escrito por el usuario registrado). Sólo se deben seleccionar aquellos artículos que son realmente propios.

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Seleccionando la opción Next, Mendeley muestra una serie de artículos relacionados con el área de investigación que se ha seleccionado en el registro inicial (en el momento de crear la cuenta). Son artículos que quizás puedan ser de interés dentro del ámbito de estudio, de manera que es interesante tomarse unos minutos para revisar la lista. Al seleccionar las referencias Mendeley las agregará automáticamente al escritorio propio.

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Seleccionando la opción Next, Mendeley actualiza automáticamente las referencias incorporadas.

Estructura de la pantalla en la versión local (Mendeley Desktop)

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1.- My Library. Contenido estructurado en forma de índice (todo Mendeley, Mi biblioteca organizada en carpetas, contenido de los Grupos, etiquetas, etc.). Desde aquí se puede configurar y administrar las distintas colecciones de documentos. Se pueden aplicar filtros por autor, palabras clave, etc.

2.- Visualización de las referencias en formato breve.

3.- Visualización de los detalles del documento seleccionado (metadatos). Desde aquí podemos añadir etiquetas y notas.

GESTIÓN DE REFERENCIAS DESDE MENDELEY DESKTOP

Seleccionando cualquiera de las referencias (con doble clic), se visualiza el documento en pantalla, y los metadatos asociados que aparecen de forma automática en el panel lateral derecho. Estos metadatos se pueden modificar o rellenar en cualquier momento seleccionando cualquiera de ellos, de manera que una vez cumplimentados serán visibles para todos los usuarios de Mendeley (la comunidad de investigadores).  

Mendeleysettings

 

Desde el panel lateral izquierdo Mendeley permite recuperar el total de documentos, pero también se puede filtrar a partir de los documentos leídos recientemente o los documentos añadidos recientemente mediante las opciones Recently read y Recently added.

Cuando se añade a Mendeley una referencia, aparece marcada como no leída con un círculo verde. Una vez que se abre (aunque no se lea) el círculo verde desaparece y las referencias quedan marcadas como leídas. Mendeley permite marcarlas y desmarcarlas como no leídas tantas veces como se desee.

Es posible seleccionar aquellos documentos que pueden parecer más relevantes marcándolos con la estrella que aparece a la izquierda de cada referencia. Se marcan simplemente clicando sobre ella, repitiendo el clic se pueden desmarcar. Todos los documentos marcados como favoritos aparecen en la carpeta Favorites del panel lateral izquierdo. De esta forma, también se puede filtrar por los nuestros documentos seleccionando únicamente los más relevantes si escogemos la opción Favorites del panel lateral izquierdo. 

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En muchos casos cuando Mendeley compara los datos incorporados con los que aparecen en su base de datos encuentra incongruencias. En ese caso aparecerá una alerta en el panel lateral izquierdo, bajo la opción Needs review. Los documentos que incorpora bajo esa opción, son todos aquellos que necesitan una revisión de metadatos. Cuando se selecciona alguna de las referencias, Mendeley mostrará dos opciones en el panel lateral derecho, buscar la fuente del artículo, con la opción Search o bien indicar que los datos descriptivos del artículo son correctos, con la opción Details are correct.

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Es aconsejable revisar los metadatos, y no confiar plenamente en aquellos que ofrece Mendeley por defecto porque podría darse el caso de que la información que contengan no sea del todo correcta. Además, se debe tener presente que con esos metadatos se construye luego la bibliografía.

Aquellos documentos que necesitan ser revisados se incorporan automáticamente en una carpeta llamada Needs Review (panel lateral derecho).

Es posible filtrar por tipo de documento desde la opción Type (panel lateral derecho), seleccionando el tipo de documento que interesa desde el desplegable.

La opción de visualización de metadatos del panel lateral derecho se puede ocultar de manera que se amplia ampliar el área de lectura y por tanto leer más cómodamente el artículo.

La cuenta institucional de HTSI permite almacenar 2 GB de documentos, desde la opción Edit settings es posible ver qué cantidad de espacio se está usando.

AÑADIR COMENTARIOS (importar documentos) DESDE MENDELEY DESKTOP

Desde la versión local de Mendeley es posible incorporar de manera fácil y rápida las referencias que se tengan almacenadas en el ordenador, pen-drive, etc (archivos PDFs de artículos).

Desde el menú principal, se pulsa File en la barra de herramientas y se escoge la opción Add files, aunque también es posible arrastrar y soltar los PDFs directamente en el panel de contenido. La opción Add folder permite importar de golpe todos los PDFs que se tengan almacenados en una carpeta determinada.

Mendeley recupera automáticamente los metadatos de los documentos: autor, título, etc., aunque a menudo esos datos son erróneos. Se pueden completar y corregir directamente en el panel lateral derecho. Se recomienda revisar también el tipo de documento al que pertenece: journal article, book, thesis, etc. Mendeley dispone de diversos tipos de documentos, en función del tipo de documento elegido los campos a rellenar serán distintos. Es importante fijarse bien en el tipo de documento seleccionado dado que afectará a la forma en que se visualizará la referencia (no se cita de la misma forma un libro que un capítulo de un libro, etc.).

Al introducir los datos de cada documento se debe tener muy presente que:

  • la entrada de los autores se hace en la forma Apellidos, Nombre.
  • las etiquetas (tags) se introducirán separadas por punto y coma.

Mendeleytype 

CREACIÓN DE CARPETAS DESDE MENDELEY DESKTOP

Mendeley permite gestionar los documentos y agruparlos mediante carpetas que indiquen un tema, un apartado concreto de la investigación (marco teórico, metodología, etc.), etc.

Para crear una carpeta únicamente se debe seleccionar la opción Create Folder en el panel lateral izquierdo. Pero Mendeley también permite crear subcarpetas. Para hacerlo, se selecciona la opción Create Folder, se le asigna un nombre y se arrastra hasta la carpeta de donde se quiere que dependa. Cuando se selecciona la carpeta superior se pueden ver todos los artículos tanto los que se incluyen en esa carpeta, como los que pertenecen a las carpetas subordinadas.

GESTIÓN DE DUPLICADOS MEDIANTE MENDELEY DESKTOP

A Menudo importamos referencias sin darnos cuenta de que ya se habían incorporado con anterioridad. Mendeley permite gestionar los duplicados desde la opción Tools, seleccionando la opción Check for duplicates. Se mantendrá la referencia que tenga los metadatos más completos y el resto de referencias se podrán eliminar.

Si se encuentran dos documentos que Mendeley ha señalado como duplicados pero que en realidad no lo son, se seleccionará el documento marcado erróneamente como duplicado y se marcará Not a Duplicate (en el panel lateral derecho). Esto suele suceder en aquellas referencias que no tienen título. La decisión Not a Duplicate es temporal, si se vuelve a ejecutar la herramienta Check for duplicates otra vez, estos documentos volverán a mostrarse como duplicados.

ANOTACIONES Y MARCAS A DOCUMENTOS DESDE MENDELEY DESKTOP

Cuando se abre uno de los documentos para ver el artículo a texto completo en PDF, es posible remarcar el texto que interese seleccionando la opción Highlight en el menú situado en la parte superior. Si en ese fragmento de texto se quieren realizar anotaciones, se deberá seleccionar la opción Note y se clicará de nuevo sobre el párrafo. Mendeley introduce una nota con la fecha y hora actuales. Si este artículo se comparte después en Mendeley con los miembros de un grupo de investigación que se haya creado previamente, se podrá ver quién es el que ha escrito la nota y cuando.

Mendeleypanel

 

Mendeleyhighlight


Es posible ver y gestionar todas las notas desde la pestaña Notes del panel lateral derecho. Si se clica sobre cualquiera de ellas Mendeley se situará directamente al párrafo donde se ha aplicado dicha nota.

El menú también ofrece otras opciones interesantes como la de compartir Share aunque se tiene que crear previamente un grupo con los contactos.

Mendeley permite visualizar el documento en pantalla completa con la opción Fullscreen.

OPCIONES DE CONFIGURACIÓN DESDE MENDELEY DESKTOP

Para configurar las opciones de Mendeley se debe ir a la opción Tools seleccionando Options.

La primera pestaña General, ofrece información sobre el espacio personal disponible, pero también sobre el espacio compartido con otros grupos. En esta pestaña también se encuentra marcada por defecto la opción de señalizar automáticamente los documentos que hemos leído.

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La segunda pestaña Document details permite configurar las opciones de metadatos para cada tipo de documento. Se pueden añadir todos aquellos campos que se quiera mostrar pero también eliminar aquellos que se muestran por defecto y no interesan.

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La pestaña File Organizer permite cambiar la ubicación de la carpeta donde Mendeley guarda toda la información.

La Opción Watched Folders muestra las diferentes actualizaciones de las carpetas a medida que se va trabajando en ellas.

Las siguientes opciones BibTex y Zotero están directamente relacionadas con los gestores de referencias LaTeX y Zotero y sirven para integrar las referencias de Mendeley a éstos otros gestores, de manera que si se trabaja con ambas aplicaciones se puedan importar los cambios que se hacen en Zotero y a la inversa.

INSTALACIÓN DEL PLUG-IN EN WORD

Para generar citas y bibliografías es necesario instalar los plug-ins disponibles para Word. Esta herramienta suele aparecer directamente en el momento de instalar la versión local de Mendeley (Mendeley Desktop), y se incorpora en la barra de herramientas de Word en la opción Referencias (o en la opción Complementos si se trata de versiones anteriores de Word, por ejemplo la de 2007).

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Si está opción no aparece se puede incorporar manualmente. Hay que asegurarse de haber cerrado Word y desde Mendeley se abrirá la opción Tools, Install MS Word Plugin. Por contra, si ya se tiene instalado la opción que aparece será Unistall MS Word Plugin.

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Se puede dar el caso de que siga sin aparecer la opción en Word. En este caso, se buscará en Word la opción Archivo, Opciones, y desde el cuadro de diálogo se escojerá el apartado Complementos. Una vez en el listado se seleccinará la opción Mendeley, y finalmente ya se podrá Aceptar.

Una vez realizada la instalación se incorporará a la barra de herramientas de Word en la opción Referencias (o bien en la opción Complementos si se trabaja con versiones anteriores de Word, por ejemplo la de 2007).

INCORPORAR CITAS EN WORD

Mendeley permite incluir citas y dar formato a una bibliografía de una forma muy sencilla. Para ello en necesario tener instalados los plug-ins disponibles para Word y OpenOffice. Para citar una referencia en un texto es necesario abrir el documento Word en el que se quiere trabajar y situar el cursor en el lugar en el que  se quiere incorporar la cita.

Es importante fijarse en el estilo de cita que hay configurado. En HTSI se trabaja con el sistema Harvard, pero se puede cambiar el estilo de las citas desde Word a través de la opción Referencias < Insert citation.

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En el recuadro es posible buscar la referencia por autor, título, etc. Pero también se puede seleccionar la opción Go To Mendeley que abrirá la aplicación. Una vez en Mendeley, se marca la referencia que interesa, y se selecciona Cite. Automáticamente se puede ver que Mendeley ha incorporado la cita en el texto con el formato (Autor, año de publicación). Esta cita se podría modificar directamente, añadiendo las páginas etc. sin que la referencia original guardada en Mendeley se vea afectada.

INSERTAR REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS EN WORD

Mendeley también permite la opción de insertar las referencias a modo de bibliografía. Este proceso se puede dejar para el final, de manera que insertará todas las referencias citadas en el texto. Para insertar las referencias se debe abrir el documento Word en el que se pretende trabajar y situar el cursor en el lugar en el que se quiere incorporar las referencias (normalmente al final del trabajo). Se selecciona la opción Referencias del menú superior. Después se selecciona Insert Bibliography y automáticamente Mendeley insertará las referencias.

Es importante fijarse en el estilo de cita que se tenga configurado. En HTSI se trabaja con el sistema Harvard, pero se puede cambiar el estilo de las citas. Si no apareciera el estilo que se precisa se debe seleccionar la opción More styles. Desde el cuadro de diálogo se puede seleccionar el estilo que interese e incluso actualizarlo. Por otro lado es interesante tener en cuenta que a pesar de que Mendeley es un gestor que trabaja en inglés permite cambiar el idioma de citación, de manera que si se pone en español se notarán algunos cambios en las citas y referencias, por ejemplo la separación entre dos autores que pasará a ser Y en lugar de &.

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TRABAJO COLABORATIVO CON MENDELEY

Otra interesante utilidad de Mendeley es que permite trabajar en un entorno colaborativo. Es posible crear un grupo de colaboradores tanto desde la aplicación web como desde la versión local (Mendeley Desktop). Desde la versión local se crean grupos de la misma manera que se pueden crear carpetas, desde el panel lateral izquierdo con la opción Create Groups o usando la opción Edit < New Group del menú principal.

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 También es posible abrir un grupo desde la versión web de Mendeley seleccionando Create group (en la parte inferior derecha del recuadro).

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En cualquiera de los dos casos aparecerá una ventana que permitirá añadir un nombre al grupo, y decidir el tipo de grupo que será (privado, con invitación o abierto).

  • Grupos privados (private). Son grupos a los que se puede pertenecer sólo por invitación y cuyo contenido sólo será visible para los miembros del grupo. Son grupos para proyectos de investigación privados o para compartir documentos y anotaciones.
  • Grupos públicos con invitación (Invite only). Grupos visibles para cualquiera, pero en los que sólo pueden contribuir los miembros del grupo.
  • Grupos públicos abiertos (Open). Grupos a los que cualquiera puede unirse y contribuir. Diseñados para ser grupos de discusión abiertos en torno a un tema.

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Para terminar de crear el grupo hay que seleccionar el botón Create group. A continuación Mendeley da la opción de invitar a otros miembros. Es interesante recordar que para poder ser miembro de un grupo es necesario estar registrado en Mendeley.

Estos criterios se pueden cambiar en cualquier momento (añadir nuevos miembros, etc.) marcando el grupo que se ha creado y seleccionando la opción Edit settings.

Una vez creado ya es posible empezar a compartir documentos (desde la pestaña Documents) con todos los miembros del grupo. Mendeley distingue por colores las diferentes notas añadidas a un documento, cada miembro tiene un color asignado. Si se quiere descargar el artículo con todas las anotaciones, hay que abrimos en pantalla y seleccionar la opción File < Export PDF with annotations.

Es posible añadir nuevos miembros en cualquier momento desde la pestaña Members, donde se puede ver que consta como administradora la persona que creó el grupo.

BÚSQUEDAS AVANZADAS. AÑADIR REFERENCIAS DESDE CUENTAS DE OTROS EN MENDELEY

La versión local de Mendeley (Mendeley Desktop) contiene un buscador situado en la parte superior derecha de la pantalla que permite buscar aquellos documentos que contengan un determinado término. Las palabras clave se pueden escribir directamente, pero Mendeley también acepta la opción de buscar por campos: autor, nombre de la publicación, etc.

Mendeleysearch

 

Mendeleysearch2

Mendeley permite realizar otro tipo de filtrado y búsquedas más precisas a partir de los datos que aparecen en la descripción del panel lateral derecho. Para ello se escribe el nombre del descriptor seguido de dos puntos Mendeley27 y la palabra a buscar (sin espacios en blanco).

Por ejemplo:

tag:nombre de la etiqueta.

 

Mendeleytags

 

abstract:palabra clave. Hay que tener presente que los abstract no siempre se tienen en inglés por tanto la palabra clave puede que no aparezca.

Mendeleyabstract

Mendeley no sólo permite buscar información dentro de los propios documentos incorporados, sino que también ofrece la posibilidad de buscar otras publicaciones relacionadas con un área de interés. Se trata de publicaciones añadidas en cuentas de otros usuarios de Mendeley que se pueden añadir directamente a la propia colección. Para ello hay que situarse en la versión web de Mendeley, y hacer una búsqueda desde la opción Search. Escribiendo el término a buscar es posible ver que Mendeley recupera una gran cantidad de resultados con diferentes artículos. Clicando sobre cualquiera de los resultados obtenidos Mendeley mostrará una serie de informaciones sobre la referencia: abstract, tags, artículos relacionados, etc. En algunos casos incluso es posible guardar la referencia en la versión local de Mendeley (Mendeley Desktop).

Mediante esta opción también se pueden encontrar grupos de usuarios afines a nosotros, seguirlos e incluso entrar en contacto con ellos mediante el correo electrónico.

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INSTALAR E IMPORTAR DE LA WEB MEDIANTE MENDELEY WEB IMPORTER

Mendeley ofrece otra sencilla manera de importar documentos, capturando información directamente desde la pantalla del explorador usando la función Web Importer (ya sea Firefox, Chrome, Opera, Explorer, …). Es posible hacerlo de dos formas:

  • Situándose en la versión web de Mendeley, y clicando sobre la opción Web Importer ubicada en la sección Downloads colocada al final de todo.
  • Situándose en la versión local de Mendeley (la del escritorio) y clicando sobre Tools, Install Web Importer.

Se seguirán las instrucciones que ofrece Mendeley en función del navegador que se esté utilizando en ese momento (Chrome, Firefox, etc.).

Una vez instalado, se busca el artículo que interesa y se clica sobre el botón de Mendeley del Navegador, automáticamente se abre una ventana con distintas referencias, seleccionando únicamente la primera que es la que suele incluir el artículo en PDF (el resto son referencias). Seguidamente se marcará la opción Save.

MendeleyNavegador

Es importante recordar que no se podrá llegar a ver en la versión local de Mendeley hasta que no se sincronice, clicando sobre el botón Sync (Synchronize Library). Se debe sincronizar siempre la versión local de Mendeley para no perder la información actualizada.

MendeleySync

 

La mayoría de bases de datos incorporan la opción que permite exportar las búsquedas directamente a Mendeley (opción Export o bien un botón propio con el identificador de Mendeley).

MendeleyEmerald

 

Cuando esa opción no aparece, es posible igualmente exportar la referencia y el PDF. Por ejemplo, en el caso de ISI Web of Knowledge:

  • Se selecciona la opción Guardar en otros formatos de archivo
  • En la opción Formato de archivo se selecciona BibTex creando un archivo que se guardará en el ordenador (normalmente en Descargas o Downloads)
  • Desde la versión local de Mendeley se selecciona File, Import, BibTex

MendeleyWOS

 

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FAQ. PROBLEMAS PARA INSERTAR CITAS EN WORD

Teniendo instalada la versión local de Mendeley en el escritorio, no se visualiza la opción de insertar citas en Word.

Para empezar es recomendable comprobar si en lugar de la opción REFERENCIAS está la opción COMPLEMENTOS (esto pasa si se trabaja con versiones anteriores de Office: Word 2007, etc.).

Sino se puede clicar en la opción Archivo (de Word) < Opciones de Word < Centro de confianza y seleccionar el botón Configuración de centro de confianza, y seguidamente en configuración de macros activar la opción de Habilitar todas las macros. A continuación se cierra Word y se busca la opción de Equipo < Disco local C < Archivos de programas, donde se podrá abrir la carpeta de Mendeley Desktop y clicar sobre el WordPlugin. Deberá abrirse el Word y activarse automáticamente el plug-in para poder insertar las citas.

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Si continúa sin funcionar es probable que sea porque la versión de Word no sea compatible.

FAQ. PROBLEMAS PARA ACCEDER A LOS DOCUMENTOS

Es importante recordar que antes de cerrar la versión de escritorio Mendeley Desktop siempre se debe sincronizar la biblioteca con la función Sync. De esta forma se actualizan las referencias en la cuenta de escritorio (Mendeley Desktop) pero también se actualizaran en la versión Mendeley web y en dispositivos móviles.

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Pero también los archivos .PDF desde All Documents, Edit Setting.

 

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