OBJETIVO

Este procedimiento permite solicitar, modificar o cancelar una reserva de un espacio de trabajo disponible durante un tiempo limitado a los miembros de la comunidad HTSI (estudiantes, PDI y PAS).

Los espacios disponibles son:

  • Las salas de reuniones
  • Las aulas

Es necesario realizar la reserva de espacios a través del siguiente aplicativo web.

 

CONDICIONES DE RESERVA Y USO

  • En relación a la reserva:
    • En ningún caso se puede ocupar un espacio de trabajo que no se haya reservado previamente. Los usuarios que no hayan hecho reserva previamente deberán realizarla en el momento de utilizar la sala siempre que ésta se encuentre disponible.
    • Una vez finalizada la petición, la reserva aparece en pantalla como pendiente, a la espera de su autorización por parte de Servicios Generales (despacho 109) en un plazo máximo de 24 horas.
    • Las salas de reuniones son de uso para la actividad de PDI/PAS.
    • El usuario que hace la reserva es el responsable de garantizar que el espacio se deja en las mismas condiciones en las que fué ocupado.
    • HTSI se reserva el derecho de cancelar una reserva si el solicitante no se presenta transcurridos 15 minutos a fin de poderla ofrecer a otros usuarios.
    • HTSI se reserva el derecho de cancelar o modificar una reserva previamente aprobada a fin de garantizar la actividad académica de los diferentes programas, sugiriendo siempre que sea posible, una alternativa a la solicitud.
    • HTSI se reserva el derecho de no aprobar reservas de espacios a usuarios que reiteradamente no cancelen reservas que finalmente no ocupan.
  • En relación al uso:
    • Los espacios de trabajo están destinados a usos relacionados con el estudio, la docencia y la investigación.
    • No está permitida ninguna actividad que comporte un reporte económico.
    • No se puede superar el aforo máximo de las salas.
    • No está permitido consumir ningún tipo de comida o bebida en los espacios de trabajo.
    • Se debe mantener el ambiente de trabajo, sin elevar el tono de voz, para no molestar al resto de usuarios.
    • Se debe respetar el equipamiento y el mobiliario.

 

PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE RESERVA

1.- Acceder al aplicativo web de reserva de espacios introduciendo el login y password de HTSI.

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2.- Solicitar el tipo de sala, el día y la franja horaria. La fecha puede modificarse directamente en la parte superior, o bien desde el calendario.

 

 

 3.- Completar los campos solicitados y seleccionar la opción GUARDAR. La opción Ignorar conflictos pasados sirve para hacer reservas recurrentes, y se debe mantener desmarcada (tal y como aparece por defecto).

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4.- Una vez finalizada la petición de solicitud de reserva, la reserva aparece en pantalla como pendiente, a la espera de su autorización por parte de Servicios Generales (despacho 109) en un plazo máximo de 24 horas.

5.- Una vez aprobada, el usuario deberá dirigirse a Servicios Generales (si se ha reservado un aula) para solicitar la tarjeta/llave de acceso al espacio. Una vez transcurrido el plazo de la reserva el usuario debe de retornar la tarjeta/llave de acceso.

PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN O CANCELACIÓN DE RESERVAde modificación o cancelación de reserva

1.- Acceder a la aplicación de reserva de espacios introduciendo el login y password de HTSI. 

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 2.- El usuario elige la reserva que desea modificar o cancelar.

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3.- El usuario accede a la reserva e indica su cancelación o modificación.

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 4. En el caso de cancelación la reserva queda automáticamente cancelada. En el caso de modificación, quedará pendiente de ser nuevamente aprobada por el responsable correspondiente, tal y como se ha indicado en el procedimiento de solicitud.